1. Anbieter und Geltungsbereich
Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen regeln die Nutzung von Wertspur, einem webbasierten Dienst für das Rechnungsmanagement, der von der Data Centrics GmbH, Köppchenweg 17, 61389 Schmitten, Deutschland, angeboten wird („Anbieter“, „wir“). Weitere Anbieterangaben stehen im Impressum.
Das Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne von § 14 BGB, juristische Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtliche Sondervermögen, die Wertspur für ihre geschäftliche oder selbstständige Tätigkeit nutzen („Kunde“). Ein Vertragsschluss mit Verbrauchern ist nicht vorgesehen. Die bloße Bezeichnung als Unternehmer ersetzt nicht die tatsächlich erforderlichen Voraussetzungen.
Es gilt die bei Vertragsschluss einbezogene Fassung dieser AGB. Individuelle Vereinbarungen haben Vorrang. Abweichende Bedingungen des Kunden werden nur Vertragsbestandteil, wenn wir ihrer Geltung zustimmen; die bloße Bereitstellung des Dienstes genügt dafür nicht.
2. Registrierung und Vertragsschluss
Der Kunde registriert sich mit zutreffenden Unternehmens- und Kontaktdaten. Wer für ein Unternehmen handelt, muss hierzu bevollmächtigt sein. Der Kunde kann seine Eingaben vor dem Absenden prüfen und berichtigen. Mit der Registrierung gibt er ein Angebot zum Abschluss des kostenlosen Nutzungsvertrags ab. Wir nehmen es durch Bestätigung oder Freischaltung des Kontos an; eine reine Eingangs- oder E-Mail-Verifikationsnachricht ist noch keine Annahme.
Die Buchung eines kostenpflichtigen Tarifs ist ein gesonderter Vorgang. Tarif, Leistungsgrenzen, Jahrespreis, Steuern, Laufzeit und Zahlungsweise werden vor der verbindlichen Bestellung angezeigt. Mit der entsprechend gekennzeichneten Bestellschaltfläche gibt der Kunde sein Angebot ab. Der kostenpflichtige Vertrag kommt durch unsere Annahmebestätigung oder Freischaltung der bestellten Leistung zustande. Ein abgebrochener Bezahlvorgang allein aktiviert keinen kostenpflichtigen Tarif.
Vertragssprache ist Deutsch. Der Kunde kann diese AGB speichern oder ausdrucken. Die für die Buchung maßgeblichen Vertragsinformationen stellen wir auf einem dauerhaften Datenträger, etwa per E-Mail, bereit. Ein gesetzliches Verbraucherwiderrufsrecht wird für die hier geregelten Unternehmerverträge nicht eingeräumt.
3. Leistungsumfang
Maßgeblich sind der gebuchte Tarif, die bei Bestellung geltende Leistungsbeschreibung und individuelle Vereinbarungen. Wertspur unterstützt insbesondere Angebote, Rechnungen, die Verarbeitung vorhandener Dokumente, Word-Designvorlagen, elektronische Rechnungsformate, Rechnungseingang, Versand, Archivierung, Zahlungsverfolgung und die Übergabe an die Steuerberatung.
Monatliche Rechnungskontingente, Benutzergrenzen und zusätzliche Funktionen hängen vom Tarif ab. Nicht verbrauchte Monatskontingente werden nicht in Folgemonate übertragen. Eine Überschreitung führt ohne ausdrückliche Bestellung nicht automatisch zu einem kostenpflichtigen Tarifwechsel.
Der Abruf eines eigenen IMAP-Postfachs sowie die Erkennung von Fotos und Scans stehen ab Standard zur Verfügung; die Kontenanbindung und direkte DATEV-Übertragung gehören zu Pro. Die persönliche Rechnungsadresse, ein eigener SMTP-Versand und die grundlegenden Exportmöglichkeiten richten sich nach der veröffentlichten Leistungsbeschreibung. Voraussetzung verbundener Dienste sind funktionsfähige, berechtigte Zugänge.
Standard und Pro enthalten zusätzlich zur regulären Speicherung ein getrenntes Langzeit-Sicherheitsarchiv mit regelmäßigen Archivkopien und Integritäts- sowie Wiederherstellungsprüfungen. Automatisierungen werden im Umfang des gebuchten Tarifs nach den vom Kunden gewählten Einstellungen ausgeführt.
Wertspur ist keine individuelle Rechts- oder Steuerberatung, keine vollständige Finanzbuchhaltung und kein Inkassodienst. Eine technische Formatprüfung ist keine Zusage, dass jeder einzelne Geschäftsvorfall steuerlich zutreffend behandelt oder von einem bestimmten Empfänger akzeptiert wird. Die geschuldeten technischen Funktionen und unsere gesetzlichen Pflichten bleiben davon unberührt.
4. Nutzungsrechte und Mitwirkung
Für die Vertragsdauer erhält der Kunde das einfache, nicht ausschließliche Recht, Wertspur über die bereitgestellten Zugänge für eigene geschäftliche Zwecke und im vereinbarten Umfang zu nutzen. Berechtigte Mitarbeiter und ein zulässiger Steuerberaterzugang können einbezogen werden. Ein Weiterverkauf des Dienstes oder die Überlassung eigener Zugänge an unberechtigte Dritte ist nicht gestattet. Gesetzlich zwingende Nutzungsbefugnisse bleiben erhalten.
Der Kunde schützt seine Zugangsdaten, vergibt passende Berechtigungen und meldet vermuteten Missbrauch unverzüglich. Er hält Stammdaten und Rechnungsangaben aktuell und nutzt einen unterstützten, sicherheitsaktualisierten Browser. Er ist dafür verantwortlich, dass er über die erforderlichen Rechte und datenschutzrechtlichen Grundlagen für hochgeladene Dokumente, Logos, Geschäftspartnerdaten und angeschlossene Konten verfügt.
Unzulässig sind insbesondere Schadsoftware, betrügerische Rechnungen, unerlaubte Werbung, die Verletzung fremder Rechte, das Umgehen von Zugriffssperren oder Kontingenten und eine Nutzung, die den Betrieb unverhältnismäßig belastet. Besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO und Daten über strafrechtliche Verurteilungen dürfen nur nach gesonderter ausdrücklicher Vereinbarung verarbeitet werden.
Die Rechte an den Dokumenten und Inhalten des Kunden verbleiben bei ihm beziehungsweise den jeweiligen Berechtigten. Der Kunde räumt uns nur die für Speicherung, Verarbeitung, Darstellung, Übermittlung, Sicherung und Export erforderlichen Rechte ein. Eine Veröffentlichung von Kundenlogos zu Werbezwecken oder eine Nutzung von Rechnungsinhalten für eigenes Modelltraining ist davon nicht umfasst.
5. Rechnungsprüfung, KI und Automatisierung
Automatische Erkennung und KI können fehlerhafte oder unvollständige Ergebnisse liefern. Vor Freigabe oder Versand prüft der Kunde insbesondere Aussteller und Empfänger, Rechnungsnummer, Leistungsangaben, Steuern, Beträge, Bankverbindung, Format und sichtbare Darstellung. Bei eigenen Word-Vorlagen kontrolliert er die Vorschau und Feldzuordnung vor der Aktivierung.
Aktiviert der Kunde eine wiederkehrende Rechnung oder einen automatischen Versand, beauftragt er die Ausführung nach den gespeicherten Einstellungen. Er prüft diese vor Aktivierung und bei Änderungen, überwacht Fehlermeldungen und aktualisiert Leistungszeiträume, Empfänger und Konditionen. Die Aktivierung einer Funktion umfasst keine anderen, nicht ausgewählten Automatisierungen.
Ein Zahlungsabgleich ist eine Zuordnungshilfe. Teilzahlungen, Sammelzahlungen, Abweichungen und mehrdeutige Treffer können eine Prüfung erfordern. Vor Zahlungserinnerungen, Mahnungen oder weitergehender Forderungsdurchsetzung kontrolliert der Kunde den aktuellen Sachverhalt und seine Berechtigung. Ein in Wertspur angezeigter Versandstatus ist von einem tatsächlichen Zugang beim Empfänger zu unterscheiden.
6. Bank, E-Mail und DATEV
Optionale Anbindungen werden nur auf Veranlassung eines hierzu berechtigten Nutzers eingerichtet. Der Kunde stellt notwendige Freigaben sicher und kann eine Verbindung über den dafür vorgesehenen Ablauf trennen. Die bisher rechtmäßig gespeicherten Rechnungs- und Transaktionsdaten werden dadurch nicht automatisch gelöscht.
Bei der Kontenanbindung erfolgt die Freigabe über den jeweiligen Bankzugang und den eingebundenen Verbindungsdienst. Der in Wertspur angebotene Zahlungsabgleich dient dem Abruf und der Auswertung von Kontoinformationen; er ist kein Auftrag zur Ausführung von Überweisungen oder Lastschriften. Eigenständige Verträge und Bedingungen von Banken, Mailanbietern, Zahlungsdienstleistern oder DATEV bleiben unberührt.
Ändert ein externer Dienst seine Schnittstelle oder fällt er aus, informieren wir über wesentliche Auswirkungen und bemühen uns um eine angemessene Anpassung. Die Einbindung Dritter schließt unsere Verantwortung für eigene Vertragspflichten und Erfüllungsgehilfen nicht aus. Eine Freigabe durch Bank, Empfänger oder DATEV können wir nicht erzwingen.
7. Betrieb, Wartung und Unterstützung
Wir stellen Wertspur mit der für einen solchen Dienst erforderlichen Sorgfalt bereit, beheben Störungen im Rahmen der geschuldeten Leistung und führen notwendige Sicherheits- und Funktionsaktualisierungen durch. Eine bestimmte prozentuale Verfügbarkeit oder Reaktionszeit gilt nur bei ausdrücklicher gesonderter Vereinbarung. Ein ununterbrochener, jederzeit fehlerfreier Betrieb wird nicht zugesichert.
Planbare Wartungen mit wesentlichen Einschränkungen kündigen wir rechtzeitig an und berücksichtigen die Interessen der Kunden. Unaufschiebbare Sicherheitsmaßnahmen können sofort erfolgen; wir informieren anschließend, soweit erforderlich und zulässig.
Der reguläre Hilfebereich besteht aus Wissensartikeln und der Community. Individuelle Schulung, Einrichtung, telefonische Betreuung oder eine bestimmte Antwortzeit gehören nur bei entsprechender Vereinbarung zum Leistungsumfang. Meldungen über Vertragsstörungen, Sicherheitsprobleme und die Ausübung gesetzlicher Rechte können unabhängig davon über die im Impressum genannten Kontaktwege erfolgen.
8. Preise, Abrechnung und Tarifwechsel
Free ist innerhalb seines Leistungsumfangs unentgeltlich. Kostenpflichtige Tarife werden jährlich im Voraus abgerechnet. Ein auf der Website ausgewiesener rechnerischer Monatspreis begründet keine monatliche Zahlungsweise. Maßgeblich sind der in der Bestellung genannte Jahresbetrag und die dort ausgewiesenen Steuern; Unternehmerpreise verstehen sich netto zuzüglich gesetzlich geschuldeter Umsatzsteuer.
Die Zahlung erfolgt über die im Bestellprozess angebotenen Zahlungsarten, insbesondere Karte oder SEPA über Stripe. Zahlungs- und Mandatsinformationen werden im jeweiligen Bezahlvorgang bereitgestellt. Zahlungsverzug und erstattungsfähige Verzugskosten richten sich nach den gesetzlichen Vorschriften; es entstehen keine frei festgelegten Mahnpauschalen.
Tarifwechsel werden mit ihrem Wirksamkeitsdatum und gegebenenfalls zusätzlichen Kosten gesondert vereinbart. Bei einer Herabstufung muss der Kunde die niedrigeren Nutzungs- und Benutzergrenzen berücksichtigen. Eine bloße Änderung der Tarifanzeige oder Einstellung ersetzt keine bestätigte Beendigung eines bestehenden Zahlungsabonnements.
Der Kunde kann mit unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Forderungen sowie mit Gegenforderungen aus demselben Vertragsverhältnis aufrechnen. Gesetzliche Zurückbehaltungsrechte aus demselben Vertragsverhältnis bleiben bestehen.
9. Laufzeit und Kündigung
Der kostenlose Nutzungsvertrag läuft unbefristet. Der Kunde kann ihn jederzeit kündigen. Wir können ihn mit einer Frist von einem Monat ordentlich kündigen und ermöglichen zuvor eine angemessene Sicherung der Kundendaten.
Ein kostenpflichtiger Tarif wird für zwölf Monate abgeschlossen, soweit die Bestellung nichts anderes bestimmt. Er verlängert sich um weitere zwölf Monate, wenn er nicht spätestens einen Monat vor Ende der laufenden Vertragsperiode gekündigt wird. Der Kunde kann die Kündigung schon früher erklären; sie wird zum vereinbarten Vertragsende wirksam.
Kündigungen sind in Textform möglich, insbesondere per E-Mail an info@data-centrics.com. Eine im Portal verfügbare Kündigungsfunktion kann ebenfalls genutzt werden. Wir bestätigen den Eingang und das Beendigungsdatum. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund sowie die Rechte zum Anbieterwechsel nach Ziffer 10 bleiben unberührt.
Ist eine Pflichtverletzung behebbar, geht einer außerordentlichen Kündigung grundsätzlich eine Abmahnung mit angemessener Abhilfefrist voraus, soweit diese nicht gesetzlich entbehrlich ist. Eine bloße Unwirtschaftlichkeit unseres Angebots begründet kein beliebiges sofortiges Kündigungsrecht.
10. Datenexport, Anbieterwechsel und Vertragsende
Der Kunde kann die vorhandenen Exportfunktionen während der Vertragslaufzeit nutzen. Rechnungen und Originalbelege lassen sich mit zugehörigen strukturierten Daten bereitstellen. Für einen vollständigen Anbieterwechsel oder eine Übernahme in eigene IT-Systeme kann er uns zusätzlich in Textform beauftragen. Wir unterstützen ihn und von ihm benannte Dritte in angemessenem Umfang und arbeiten dabei nach Treu und Glauben zusammen.
Soweit Wertspur als Datenverarbeitungsdienst unter Kapitel VI der Verordnung (EU) 2023/2854 (Data Act) fällt, gelten ergänzend folgende Rechte: Der Kunde kann den Wechsel, die Übernahme in eigene Infrastruktur oder die Löschung nach Beendigung mit einer Ankündigungsfrist von höchstens zwei Monaten verlangen. Der anschließende Übergangszeitraum beträgt grundsätzlich höchstens 30 Kalendertage. Währenddessen gewährleisten wir die vertragliche Betriebskontinuität und ein angemessenes Sicherheitsniveau.
Ist dieser Übergangszeitraum technisch nicht durchführbar, teilen wir dies innerhalb von 14 Arbeitstagen nach dem Wechselverlangen mit, begründen es und nennen einen alternativen Zeitraum von höchstens sieben Monaten. Der Kunde kann den Übergangszeitraum einmal angemessen verlängern. Der Vertrag endet bei erfolgreichem Abschluss des Wechsels; verlangt der Kunde stattdessen die Löschung ohne Wechsel, endet er spätestens nach der genannten Ankündigungsfrist. Wir bestätigen die Beendigung.
Exportierbar sind die vom Kunden bereitgestellten oder unmittelbar auf ihn bezogenen Daten und digitalen Inhalte: Unternehmens-, Benutzer- und Geschäftspartnerdaten, hochgeladene Originale, Angebote, Aufträge, Rechnungen einschließlich Korrekturen und Serien, Word-Vorlagen, erzeugte PDF-/XML-Dokumente, Zahlungs- und Transaktionsdaten, Zuordnungen, Versand- und Mahnhistorien sowie zugehörige Einstellungen, Statusinformationen und kundenspezifische Protokolle. Die Bereitstellung erfolgt in gängigen maschinenlesbaren Formaten und den vorhandenen Originalformaten; Einzelheiten und ein Datenverzeichnis stellen wir auf Anfrage bereit.
Ausgenommen sind unsere Software, interne Sicherheitsregeln, Geheimnisse und technische Betriebsdaten ohne unmittelbaren Kundenbezug sowie Daten anderer Kunden. Zugangsschlüssel und Passwörter werden nicht ungeschützt in gewöhnliche Belegexporte aufgenommen; erforderliche Verbindungen werden beim Zielsystem sicher neu eingerichtet. Diese Ausnahmen dürfen den zulässigen Wechsel nicht behindern.
Nach Ablauf des Übergangszeitraums stehen die exportierbaren Daten mindestens weitere 30 Kalendertage zur Abholung bereit. Nach erfolgreichem Wechsel und Ablauf dieser oder einer gesondert vereinbarten längeren Frist löschen wir sie, soweit keine zwingende gesetzliche Aufbewahrung entgegensteht. Solche Ausnahmen betreffen nur die hierfür notwendigen Daten und Zwecke. Eine dauerhafte Archivleistung nach Vertragsende ist nur bei gesonderter Vereinbarung geschuldet.
Für den gesetzlich vorgesehenen Wechsel und die zugehörige Standardunterstützung berechnen wir keine Wechselentgelte. Bei einer dadurch vorzeitigen Vertragsbeendigung wird vorausbezahltes Entgelt für die verbleibende Zeit anteilig erstattet; eine zusätzliche Vorfälligkeitsentschädigung wird hierfür nicht erhoben. Gesondert beauftragte, über die gesetzlichen Pflichten hinausgehende Zusatzleistungen bedürfen einer ausdrücklichen Preisvereinbarung.
Gesetzliche Aufbewahrungspflichten für die Geschäftsdokumente des Kunden bleiben dessen Verantwortung. Er muss rechtzeitig eine geeignete weitere Aufbewahrung organisieren. Unsere vertraglichen Sicherungs-, Export- und Löschpflichten werden dadurch nicht auf ihn abgewälzt.
11. Community und Umgang mit Missbrauch
Beiträge und Antworten in „Hilfe & Community“ sind für die jeweils zugangsberechtigten Nutzer sichtbar. Der Kunde veröffentlicht dort keine vertraulichen Rechnungsinhalte, fremden personenbezogenen Daten ohne Berechtigung oder Zugangsdaten. Er räumt uns das für Anzeige, Suche und Moderation des Beitrags notwendige Nutzungsrecht ein.
Rechtswidrige Inhalte, Spam, persönliche Angriffe und missbräuchliche Veröffentlichungen können gemeldet werden. Bitte nennen Sie über das Kontaktformular den Beitrag oder dessen Link, den beanstandeten Inhalt und den Grund der Meldung. Wir prüfen nachvollziehbare Hinweise und können Inhalte einschränken, entfernen oder Zugänge bei erheblichen Verstößen sperren. Umfang und Dauer richten sich nach Schwere, Wiederholung und Gefährdung.
Bei Maßnahmen informieren wir Betroffene grundsätzlich über den wesentlichen Grund und eine Möglichkeit zur Stellungnahme; gesetzliche Ausnahmen, behördliche Anordnungen und notwendige Sicherheitsmaßnahmen bleiben unberührt. Es besteht keine Pflicht zu einer anlasslosen allgemeinen Überwachung sämtlicher Inhalte. Community-Antworten sind keine individuelle Rechts- oder Steuerberatung; offizielle Antworten werden als solche kenntlich gemacht.
12. Vertraulichkeit und Auftragsverarbeitung
Die Parteien behandeln nicht öffentliche geschäftliche und personenbezogene Informationen vertraulich und verwenden sie nur für zulässige Vertragszwecke. Diese Pflicht gilt auch nach Vertragsende. Ausgenommen sind rechtmäßig allgemein bekannte Informationen und zwingende gesetzliche Offenlegungen. Beschäftigte und eingesetzte Dienstleister werden entsprechend verpflichtet.
Für personenbezogene Daten, die wir nach Weisung des Kunden verarbeiten, ist ergänzend eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO abzuschließen. Sie regelt insbesondere Weisungen, Unterauftragnehmer, technische und organisatorische Maßnahmen, Unterstützung, Kontrolle sowie Rückgabe und Löschung. Diese AGB ersetzen eine solche Vereinbarung nicht. Der Kunde erhält den AVV einschließlich Anlagen nach Bestätigung seiner E-Mail-Adresse im Einrichtungsschritt. Die Rechnungsfunktionen werden nach dem elektronischen Abschluss freigeschaltet. Die angenommene Fassung ist im Portal unter „Vertrag & Datenschutz“ abrufbar. Für unsere eigene Datenverarbeitung gilt die Datenschutzerklärung.
13. Störungen und Mängelrechte
Der Kunde meldet erkennbare Störungen möglichst mit Zeitpunkt, betroffener Funktion und einer nachvollziehbaren Beschreibung. Er unterstützt eine zumutbare Fehleranalyse, ohne hierfür unnötig vertrauliche Dokumente offenzulegen. Wir prüfen die Meldung und beheben von uns zu verantwortende Mängel innerhalb angemessener Zeit.
Es gelten die gesetzlichen Mängelrechte. Für die laufende Softwareüberlassung ist lediglich die verschuldensunabhängige Haftung für bereits bei Vertragsschluss vorhandene Mängel nach § 536a Absatz 1, erste Alternative, BGB ausgeschlossen, soweit keine Garantie oder arglistiges Verschweigen vorliegt. Rechte wegen Pflichtverletzungen und die Haftung nach Ziffer 14 bleiben unberührt.
14. Haftung
Wir haften unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, bei Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit sowie nach zwingenden gesetzlichen Vorschriften, insbesondere dem Produkthaftungsgesetz. Dies gilt auch bei ausdrücklich übernommenen Garantien im Umfang der Garantie und bei arglistigem Verschweigen eines Mangels.
Bei einfacher Fahrlässigkeit haften wir, wenn eine wesentliche Vertragspflicht verletzt wird, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf. Die Haftung ist dann auf den bei Vertragsschluss vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden begrenzt. Im Übrigen ist die Haftung bei einfacher Fahrlässigkeit ausgeschlossen.
Bei Datenverlust sind der erforderliche Wiederherstellungsaufwand und ein nach den gesetzlichen Regeln zu berücksichtigendes Mitverschulden maßgeblich. Unsere eigenen vertraglichen Datensicherungspflichten bleiben bestehen. Der Kunde verliert seine Ansprüche nicht allein deshalb, weil er den angebotenen Archivdienst verwendet.
Diese Regeln gelten auch zugunsten unserer gesetzlichen Vertreter und Erfüllungsgehilfen. Zwingende Ansprüche betroffener Personen, insbesondere aus Art. 82 DSGVO, werden nicht eingeschränkt.
15. Änderungen und Schlussbestimmungen
Technische Weiterentwicklungen, Sicherheitsaktualisierungen und zumutbare Anpassungen an verbindliche rechtliche Anforderungen sind möglich, soweit sie den vereinbarten Vertragszweck und das Verhältnis von Leistung und Gegenleistung wahren. Wesentliche Leistungseinschränkungen, Preisänderungen oder Änderungen dieser AGB bedürfen einer wirksamen vertraglichen Grundlage. Eine bloße Veröffentlichung einer neuen Fassung oder Schweigen auf eine Änderungsmitteilung ersetzt keine erforderliche Zustimmung.
Für den Vertrag gilt deutsches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Ist der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen, ist der für unseren Sitz zuständige Gerichtsstand vereinbart. Zwingende gesetzliche Zuständigkeiten und sonstige Grenzen zulässiger Gerichtsstandsvereinbarungen bleiben unberührt.
Individuelle Abreden haben Vorrang, auch wenn sie nicht in einer bestimmten Form getroffen wurden. Ist eine Klausel unwirksam oder nicht einbezogen, gelten die gesetzlichen Folgen, insbesondere § 306 BGB. Eine unwirksame Klausel wird nicht automatisch durch eine möglichst weitgehende wirtschaftlich ähnliche Regelung ersetzt.