WERTSPUR WISSEN

Ein guter Ablauf
beginnt mit Klarheit.

Verstehen, erstellen, organisieren. Finden Sie die Antwort auf Ihre nächste Rechnungsfrage – mit verständlichen Grundlagen und konkreten Schritten in Wertspur.

20 Ratgeber · 3 Themenbereiche

01 / WERTSPUR WISSEN

E-Rechnung verstehen

Formate, Fristen und Grundlagen: Was gilt für Ihr Unternehmen – und was brauchen Sie für den Umstieg?

6 Ratgeber

Drei Tischplaner mit den Jahreszahlen 2026, 2027 und 2028 neben geordneten Rechnungsunterlagen

Grundlagen · 4 Min.

E-Rechnungspflicht 2026, 2027 und 2028: Wer muss wann umstellen?

Empfang, Ausstellung und Übergangsfristen unterscheiden: ein verständlicher Zeitplan für B2B, Kleinunternehmer und öffentliche Auftraggeber.

Ratgeber lesen

Eine selbstständige Keramikerin prüft in ihrem Atelier eine Rechnung neben einem verpackten Becher

Grundlagen · 4 Min.

Kleinunternehmerrechnung: ohne Umsatzsteuer richtig abrechnen

Umsatzgrenzen, Mindestangaben, §-19-Hinweis und E-Rechnungsempfang verständlich erklärt – mit Hinweisen zur Prüfung in Wertspur.

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Zwei Fachleute vergleichen eine lesbare Rechnung mit strukturierten Prüfdaten

Formate · 4 Min.

XRechnung erstellen: verständlich erklärt

XRechnung erstellen und prüfen: XML, Empfängerreferenz, Leitweg-ID, Prüfbefunde und Übermittlung verständlich erklärt – mit dem Prüfstand von Wertspur.

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Zwei Fachleute prüfen eine PDF-Rechnung mit eingebetteten strukturierten Daten

Formate · 4 Min.

ZUGFeRD-Rechnung erstellen

ZUGFeRD in Wertspur: PDF und eingebettete XML, eigenes Word-Design, Profil EN 16931 sowie Prüfung, Versand und Originalaufbewahrung.

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Zwei Hände erfassen eine gedruckte Rechnung mit der Kamera eines Smartphones

Formate · 5 Min.

PDF oder Scan zur E-Rechnung: Was ist möglich?

Eigene Rechnungen umwandeln, fremde Belege erfassen und strukturierte Daten erkennen: Möglichkeiten, Grenzen und eine praktische Scan-Checkliste.

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Ein Unternehmer gibt eine geprüfte digitale Rechnung am Laptop frei

Arbeitsalltag · 4 Min.

E-Rechnung ohne Buchhaltungssoftware

Rechnungen online oder aus Word und Excel erstellen, per E-Mail empfangen, Zahlungen verfolgen und Belege an die Steuerberatung übergeben.

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02 / WERTSPUR WISSEN

Rechnungen schreiben

Von der ersten Online-Rechnung bis zur Schlussrechnung. Mit Ihrem Design, klaren Angaben und nachvollziehbaren Korrekturen.

8 Ratgeber

Symbolbild: Ein Selbstständiger erstellt am Laptop eine Rechnung mit Kundenangaben und Positionen

Rechnungspraxis · 4 Min.

Rechnung online erstellen: Schritt für Schritt

Die erste Rechnung direkt im Portal schreiben: Kunde, Pflichtangaben, Positionen, Steuern, eigenes Design, Formatprüfung und Versand.

Ratgeber lesen

Eine vorhandene Rechnung wird am Laptop mit dem Ausdruck verglichen

Vorlagen · 4 Min.

E-Rechnung aus Word erstellen

Word-Rechnungen in E-Rechnungen umwandeln oder ein eigenes DOCX-Design einrichten und anschließend online verwenden: Ablauf, Prüfung und Nummernkreise.

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Eine Rechnungstabelle mit Positionen, Steuer und Summen wird am Arbeitsplatz geprüft

Vorlagen · 3 Min.

E-Rechnung aus Excel erstellen

Excel-Rechnungen in Wertspur übernehmen: Tabellenwerte, Formeln, Steuern und Pflichtangaben kontrollieren und als XRechnung oder ZUGFeRD ausgeben.

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Eine Unternehmerin bespricht den Leistungsumfang eines Angebots mit ihrem Kunden

Angebote & Aufträge · 4 Min.

Angebote schreiben, die sich gut abrechnen lassen

Angebote online erstellen, im eigenen Word-Design versenden, Annahme festhalten und Kunden, Positionen und Preise in Rechnung oder Auftrag übernehmen.

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Drei geordnet liegende Rechnungen zeigen die aufeinanderfolgenden Nummern RE-2026-0041, RE-2026-0042 und RE-2026-0043

Rechnungspraxis · 5 Min.

Rechnungsnummern vergeben: Nummernkreise, Geschäftsjahr und Lücken

Eindeutige Rechnungsnummern in Wertspur: Präfix und Wirtschaftsjahr einstellen, importierte Nummern prüfen und Lücken sowie Stornos nachvollziehen.

Ratgeber lesen

Eine Person prüft Rechnung und separate Stornorechnung nebeneinander und zeigt auf den Originalbezug

Rechnungspraxis · 4 Min.

Rechnung korrigieren: mit klarem Bezug zum Original

Ausgestellte Rechnungen in Wertspur nachvollziehbar stornieren oder vollständig gegenbuchen, neu ausstellen und mit dem Original verknüpfen.

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Zwei Abschlagsrechnungen und eine Schlussrechnung liegen nebeneinander auf einem Architektentisch

Rechnungspraxis · 4 Min.

Abschlags- und Schlussrechnung: den Restbetrag richtig verstehen

Mehrere Abschlagsrechnungen zu einem Auftrag führen, Zahlungen erfassen und den Restbetrag in der Schlussrechnung mit nachvollziehbarer Anlage ausweisen.

Ratgeber lesen

Eine Handwerksmeisterin erstellt im Werkstattbüro eine Rechnung

Arbeitsalltag · 4 Min.

E-Rechnung für Handwerker

Vom Angebot bis zur Schlussrechnung: E-Rechnungen im Handwerk mit Word-Design, Abschlägen, Zahlungsverfolgung und geordneter Belegübergabe.

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03 / WERTSPUR WISSEN

Abläufe organisieren

Wiederkehrende Aufgaben vereinfachen: Rechnungen empfangen, Zahlungen klären und Unterlagen geordnet weitergeben.

6 Ratgeber

Gleich gestaltete Rechnungen für Januar, Februar und März liegen vor einem Tischplaner mit der Aufschrift Monatlich

Automatisierung · 5 Min.

Wiederkehrende Rechnungen einrichten und im Blick behalten

Monatliche, quartalsweise oder jährliche Rechnungen: Zeitplan, eigenes Design, optionaler Versand, Pausieren, Fehlerprüfung und Beenden in Wertspur.

Ratgeber lesen

Symbolbild: Ein E-Mail-Client zeigt eine neue Nachricht mit dem Betreff Ihre Rechnung und PDF- sowie XML-Anhängen

Automatisierung · 4 Min.

Rechnungseingang automatisieren: Wertspur-Adresse oder IMAP?

Lieferantenrechnungen zentral empfangen: persönliche Rechnungsadresse, eigenes IMAP-Postfach, unterstützte Anhänge, Duplikate und geprüfte Übernahme.

Ratgeber lesen

Eine Person vergleicht markierte Zeilen auf einem Kontoauszug mit einer Rechnung

Zahlungen · 5 Min.

Zahlungsabgleich: Teilzahlungen und fehlende Belege klären

Kontobewegungen und Rechnungen zuordnen: eindeutige Treffer, Teilzahlungen, Überzahlungen, fehlende Belege und Auswirkungen auf das Mahnwesen.

Ratgeber lesen

Ein Unternehmer prüft den Zahlungsstand seiner Kundenrechnungen

Zahlungen · 4 Min.

Zahlungserinnerung oder Mahnung: erst prüfen, dann schreiben

Fälligkeit und Zahlungen prüfen, drei Mahnstufen mit eigenen Fristen vorbereiten, Versand bestätigen und die Mahnhistorie in Wertspur nachvollziehen.

Ratgeber lesen

Geordnete Serverracks in einem modernen Rechenzentrum symbolisieren die Speicherung digitaler Rechnungen

Archiv & Übergabe · 4 Min.

Rechnungen aufbewahren: Original, Daten und Ablauf

Rechnungsoriginale, strukturierte Daten und Historie geordnet erhalten: Aufbewahrungsfristen, digitale Fingerabdrücke, Suche und Export in Wertspur.

Ratgeber lesen

Eine Unternehmerin übergibt einem lächelnden Steuerberater an der Kanzleirezeption einen blauen Belegordner

Archiv & Übergabe · 4 Min.

Belege für die Steuerberatung vorbereiten

Originalbelege und Rechnungsdaten für die Kanzlei bündeln: Steuerberaterpaket, DATEV-XML, eigener Beraterzugang und DATEV-Direktübertragung in Wertspur.

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