Was eine XRechnung enthält
XRechnung ist ein deutscher Standard zur europäischen Norm EN 16931. Die Rechnung besteht aus strukturierten XML-Daten. Eine lesbare Ansicht erzeugt ein Viewer; ein gestaltetes PDF ist nicht die maßgebliche XRechnung. Das Format wird im Behördenumfeld und auch zwischen Unternehmen eingesetzt.
Wertspur erzeugt XRechnung 3.0.2 im UBL-Format aus Online-Rechnungen und geprüften Importdaten. Die vorhandene Gestaltung einer Word-Datei ist für diese XML-Ausgabe nicht entscheidend. Wenn Ihr Kunde stattdessen ein PDF mit strukturierten Daten akzeptiert, ist ZUGFeRD eine Alternative.
Standard und Spezifikation: XStandards Einkauf.
Empfängerreferenz und Einreichungsweg klären
Fragen Sie Ihren Auftraggeber vor der Erstellung nach der Leitweg-ID, erforderlichen Bestell- oder Vertragsreferenzen und dem zugelassenen Einreichungsweg. Die Leitweg-ID wird bei öffentlichen Empfängern im Feld Buyer Reference verwendet. Im normalen Geschäft zwischen Unternehmen ist eine Leitweg-ID grundsätzlich nicht nötig; das Format verlangt dennoch eine passende Käuferreferenz.
In Wertspur können Sie im Kundenstamm das bevorzugte Rechnungsformat und die Leitweg-ID hinterlegen. Kontrollieren Sie diese Angaben bei der Rechnung erneut. Eine erfolgreich erzeugte XML bestätigt noch nicht, dass sie beim Empfänger richtig eingereicht wurde.
Einordnung von B2B und Behördenrechnungen: BMF-FAQ, Leitweg-ID und B2G.
Die entscheidenden Daten prüfen
- Vollständige Aussteller- und Empfängerangaben
- Rechnungsnummer, Datum, Währung und Leistungszeitpunkt
- Elektronische Adressen und benötigte Kontaktangaben
- Käuferreferenz und gegebenenfalls Auftragsbezug
- Positionen, Einheiten, Preise und Steuerkategorien
- Gesamtsummen, bereits gezahlte Beträge und Zahlungsbedingungen
In Wertspur beginnen Sie online oder mit einer Word-/Excel-Rechnung. Fehlende und widersprüchliche Angaben sehen Sie im Prüfablauf. Bei einem Abschlag oder einer Korrektur müssen außerdem Rechnungsart und Bezüge zum bestehenden Vorgang stimmen.
Prüfbericht und Regelwerksstand beachten
Die technische Prüfung untersucht Schema und Geschäftsregeln. Ein falscher Summenbezug oder eine fehlende elektronische Adresse kann eine Datei unbrauchbar machen, obwohl sie im Viewer plausibel aussieht. Wertspur speichert das Ergebnis und den verwendeten Regelwerksstand zum Beleg. Die inhaltliche Prüfung Ihrer Leistung und Steuerbehandlung bleibt daneben erforderlich.
Wertspur verwendet XRechnung 3.0.2 mit der hinterlegten Prüfkonfiguration vom 31. Januar 2026. XStandards Einkauf veröffentlicht inzwischen ein neueres technisches Bundle vom 31. August 2026. Deshalb ist die hinterlegte Prüfung nicht pauschal mit dem jeweils neuesten Empfängerregelwerk gleichzusetzen.
Bei Ablehnungen vergleichen Sie die konkrete Fehlermeldung mit dem Prüfbericht und den Vorgaben des Empfängers. Erfinden Sie keine Referenz, nur um ein Pflichtfeld zu füllen.
Aktuelle technische Bundles: offizielle Versionsübersicht.
Prüfen, herunterladen und passend übermitteln
- Daten vervollständigen
Kunde, Nummer, Leistung, Steuern und Empfängerreferenzen prüfen.
- XRechnung erzeugen
In der Rechnungsdetailansicht die XML-Ausgabe und ihren Prüfstatus kontrollieren.
- Lesbare Ansicht vergleichen
Im Viewer besonders Empfänger, Positionen und Zahlbetrag ansehen.
- Einreichungsweg einhalten
Die Datei herunterladen und beim vorgegebenen Portal einreichen oder den zugelassenen E-Mail-Weg verwenden.
Wertspurs E-Mail-Versand ersetzt keine separate Anbindung an ein Behördenportal oder Peppol. Bewahren Sie Rückmeldungen des Empfängers zusammen mit der Original-XML auf. Allgemeine Fragen können Sie unter Hilfe & Community stellen; personenbezogene Rechnungsdaten gehören nicht in öffentliche Beiträge.
KURZ BEANTWORTET
Häufige Fragen
Ist XRechnung nur für Behörden gedacht?
Nein. Sie kann auch zwischen Unternehmen verwendet werden. Klären Sie Format und Übermittlungsweg mit Ihrem Empfänger.
Kann eine XRechnung PDF-Anlagen enthalten?
Ja, ergänzende Unterlagen können referenziert oder eingebettet sein. Die Rechnung selbst bleibt XML; für ihre lesbare Darstellung benötigen Sie eine geeignete Ansicht.
Brauche ich immer eine Leitweg-ID?
Eine Empfängerreferenz und eine Leitweg-ID sind nicht dasselbe. Öffentliche Auftraggeber geben häufig eine Leitweg-ID vor. Übernehmen Sie die Vorgaben des konkreten Empfängers.
Die verlinkten Originalquellen erläutern die allgemeinen Vorgaben. Besondere Geschäftsfälle klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
