Sie entscheiden, wie Ihre Rechnung ankommt.
Laden Sie die fertige Datei herunter und verschicken Sie sie wie gewohnt. Oder senden Sie direkt aus Wertspur über den eingerichteten Wertspur-Versand. In jedem Tarif können Sie ein eigenes E-Mail-Konto über SMTP einrichten. Ein Verbindungstest hilft bei der Einrichtung; die Zugangsdaten werden geschützt gespeichert. Absender und Berechtigungen müssen zu Ihrem Mailanbieter passen.
Der Empfänger bestimmt das passende Format.
Für die lesbare Rechnung steht PDF bereit; ZUGFeRD enthält zusätzlich strukturierte Daten in derselben Datei. Eine XRechnung liefern Sie als XML. Klären Sie die Anforderungen Ihres Kunden, besonders bei öffentlichen Auftraggebern mit eigenem Einreichungsweg. Der E-Mail-Versand ist kein Ersatz für ein vom Empfänger vorgeschriebenes Behördenportal.
Wiederholungen dürfen leichter werden.
Bei einer wiederkehrenden Rechnung können Sie den automatischen Versand aktivieren. Das System erzeugt das Dokument am geplanten Termin und verwendet den eingerichteten Versandweg. Versandversuche und Fehler bleiben nachvollziehbar. Ein erfolgreicher Versandstatus bestätigt die technische Übergabe, nicht das Lesen der Rechnung durch Ihren Kunden.
SO GEHT’S
Ein Schritt nach dem anderen.
- Empfängeradresse und benötigtes Rechnungsformat prüfen.
- Wertspur-Versand, eigenes SMTP-Konto oder Download wählen.
- Rechnung freigeben und Versand auslösen.
- Versandergebnis prüfen; offene Rechnung weiterverfolgen.
Häufige Fragen
Muss ich mein E-Mail-Passwort hinterlegen?
Nur für den Versand über Ihr eigenes SMTP-Konto werden dessen Zugangsdaten benötigt. Alternativ nutzen Sie den eingerichteten Wertspur-Versand oder laden die Rechnung herunter.
Kann ich weiterhin selbst verschicken?
Ja. Sie können die Rechnungsdateien herunterladen und über Ihren bisherigen Weg versenden.
Wie richte ich den Rechnungsversand ein?
Wählen Sie im Portal den Versand über Wertspur oder verbinden Sie Ihr eigenes SMTP-Konto. Anschließend versenden Sie Rechnungen direkt aus dem Rechnungsdialog. Empfänger, Inhalt und Anhänge können Sie vor dem Versand prüfen.
