Eine Serie für Leistungen mit festem Rhythmus
Ein monatlicher Wartungsvertrag, eine quartalsweise Betreuung oder eine jährliche Servicepauschale kann sich für wiederkehrende Rechnungen eignen. Voraussetzung ist, dass Kunde, Leistung und Abrechnungsregeln ausreichend feststehen. Ändern sich Mengen und Preise jeden Monat, sollten Sie die nächsten Rechnungsdaten vor dem Termin prüfen und anpassen.
Eine Rechnungsserie ist kein Vertrag und keine automatische Abbuchung. Sie erzeugt Rechnungen zu einem Zeitplan. Ob und wann Ihr Kunde tatsächlich zahlt, bleibt Teil der Zahlungsüberwachung.
In Wertspur gibt es dafür den eigenen Bereich „Wiederkehrend“. Die normale Online-Rechnung bleibt eine einfache Einzelrechnung. Zusätzliche Serienfelder erscheinen nur beim Einrichten der Serie.
Kunde, Leistung und Zeitplan einmal festlegen
- Neue Serie anlegen
Öffnen Sie „Wiederkehrend“ und erstellen Sie eine Serie mit einem verständlichen Namen, etwa „Wartung · Musterkunde“.
- Rechnungsdaten erfassen
Wählen Sie den Kunden, tragen Sie Positionen, Preise, Steuern und Zahlungsziel ein. Prüfen Sie die gespeicherte Empfängeradresse und E-Mail.
- Design wählen
Nutzen Sie ein Wertspur-Design oder eine aktivierte eigene Word-Vorlage. Testen Sie die Darstellung mit den tatsächlichen Positionen.
- Intervall und Laufzeit setzen
Wählen Sie monatlich, quartalsweise oder jährlich. Der Beginn liegt heute oder in der Zukunft. Ein Enddatum ist optional und darf nicht vor dem Beginn liegen.
- Versand bewusst auswählen
Entscheiden Sie, ob die erzeugten Rechnungen zunächst zur eigenen Prüfung bereitliegen oder anschließend automatisch versendet werden sollen.
Was der nächste Termin bedeutet
Der Zeitplan orientiert sich am ursprünglichen Startdatum. Beginnt eine monatliche Serie am 31. Januar, liegt der nächste Termin in einem kürzeren Februar am Monatsende; im März orientiert er sich wieder am 31. Das Kalenderdatum wandert also nicht dauerhaft auf den 28. zurück.
Wertspur prüft fällige Serien regelmäßig im laufenden Dienst. Für jeden Termin entsteht eine eigene Rechnung mit einer neuen Nummer und dem Bezug zur Serie. Sie finden die Ergebnisse in der Serienansicht und im Rechnungsbestand. Dafür gelten die Rechnungslimits Ihres Tarifs.
Die aktuelle Serie setzt Rechnungs- und Leistungsdatum auf den jeweiligen Termin. Freie Beschreibungstexte werden nicht automatisch in einen neuen Monatszeitraum umgeschrieben. Prüfen Sie diesen Punkt besonders bei Abrechnung eines vergangenen Monats.
Eine konkrete Leistungsbeschreibung bleibt erforderlich; für reguläre Rechnungsangaben ist § 14 UStG maßgeblich. Schreiben Sie nicht dauerhaft „Betreuung Januar“, wenn später auch Februar und März aus derselben Vorlage entstehen sollen.
Automatischer Versand braucht eine funktionierende Verbindung
Mit aktivierter Versandoption verwendet Wertspur den eingerichteten Rechnungsversand. Prüfen Sie vorab Empfängeradresse, Absender und Verbindung. Eine erfolgreiche Erstellung allein sagt noch nicht, ob die Zustellung funktioniert hat.
Kontrollieren Sie beim ersten Durchlauf die erzeugte Datei und den Versandstatus. Im Portal sehen Sie, wann der Versanddienst die Nachricht angenommen hat.
Der automatische Versand wiederkehrender Rechnungen ist vom Mahnwesen zu unterscheiden. Aus der Serienoption folgt kein automatischer Mahnversand und kein Lastschrifteinzug.
Pausieren, ändern oder beenden
Während einer bewusst gesetzten Pause entstehen keine neuen Rechnungen. Beim normalen Fortsetzen werden ausgelassene Termine übersprungen.
Änderungen gelten für kommende Ausgaben. Nach dem ersten verarbeiteten Termin bleiben Startdatum und Intervall fest; für einen neuen Rhythmus legen Sie eine neue Serie an.
Die Serie erzeugt keine weiteren Rechnungen. Bereits ausgestellte Belege bleiben erhalten. Für einen Neustart verwenden Sie eine neue Serie.
Bei einem Erstellungs- oder Versandfehler pausiert Wertspur den Vorgang zur Prüfung. Lesen Sie den Fehlerhinweis und öffnen Sie eine eventuell bereits erzeugte Rechnung. Beim Fortsetzen eines solchen Fehlers wird der angehaltene Termin erneut geprüft; ein vorhandener Beleg wird wiederverwendet. Legen Sie nicht vorschnell dieselbe Rechnung zusätzlich von Hand an.
Nach der Ausgabe folgen die üblichen Abläufe für Formatprüfung, Archiv, Zahlungsabgleich und Steuerberaterübergabe.
Ein Zeitplan. Nachvollziehbare Einzelrechnungen.
Sehen Sie nächsten Termin, Status und bereits erstellte Belege an einem Ort.
KURZ BEANTWORTET
Häufige Fragen
Werden während einer Pause ausgelassene Termine nachgeholt?
Nach einer normalen, bewusst gesetzten Pause werden sie beim Fortsetzen übersprungen. Eine wegen eines Fehlers pausierte Serie prüft dagegen den angehaltenen Termin erneut.
Kann ich nachträglich den Rhythmus ändern?
Nach dem ersten verarbeiteten Termin bleiben Beginn und Intervall erhalten. Für einen anderen Rhythmus legen Sie eine neue Serie an.
Ändert die Serie automatisch Texte zum Leistungsmonat?
Nein. Freie Beschreibungstexte werden nicht automatisch umgeschrieben. Prüfen Sie Leistungsdatum und Zeitraum besonders bei der Abrechnung zurückliegender Monate.
Die verlinkten Originalquellen erläutern die allgemeinen Vorgaben. Besondere Geschäftsfälle klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
