Den tatsächlich offenen Betrag feststellen
Prüfen Sie Rechnungsnummer, Fälligkeit und Zahlungsstand, bevor Sie den Kunden anschreiben. Gibt es eine Teilzahlung, eine Korrektur, eine neue Vereinbarung oder eine Rückfrage zur Leistung? Eine überschrittene Fälligkeit allein erklärt den Vorgang nicht.
Mit Bankverbindung in Pro kann Wertspur eindeutig passende Zahlungen zuordnen. Teilzahlungen, Überzahlungen und mehrdeutige Buchungen bleiben zur Prüfung offen. Ohne Bankabgleich halten Sie den Zahlungsstand selbst aktuell. Bei einer Schlussrechnung sind die dort übernommenen offenen Abschläge bereits im Restbetrag enthalten.
Fälligkeit und rechtlichen Verzug unterscheiden
Fälligkeit beschreibt, wann bezahlt werden muss. Verzug kann nach einer Mahnung eintreten; unter bestimmten Voraussetzungen ist keine Mahnung nötig. Die 30-Tage-Regel hängt von Fälligkeit und Rechnungszugang ab und hat bei Verbrauchern zusätzliche Voraussetzungen. Eine pauschale Regel „automatisch nach 14 Tagen“ trifft deshalb nicht jeden Fall.
Die Grundlagen stehen in § 286 BGB. Es gibt keine allgemeine Pflicht, stets drei Mahnungen zu verschicken. Ihre organisatorischen Mahnstufen sollten zur Kundenvereinbarung passen; sie bestimmen nicht automatisch die rechtliche Einordnung.
Prüfen Sie Gebühren und Zinsen gesondert. Wertspurs Mahnentwurf berechnet keine pauschal rechtssicheren Nebenforderungen für jeden Einzelfall.
Eine klare, freundliche Erinnerung formulieren
Nennen Sie Rechnungsnummer, Datum, ursprüngliche Fälligkeit und den tatsächlich offenen Betrag. Geben Sie eine Kontaktmöglichkeit für Rückfragen an. Eine kurze sachliche Nachricht erleichtert die Klärung, insbesondere wenn die Zahlung bereits unterwegs ist.
Zu unserer Rechnung RE-2026-104 vom 1. September sind nach unserem aktuellen Stand noch 238 € offen. Bitte prüfen Sie den Zahlungsausgleich. Falls Sie bereits überwiesen haben oder eine Rückfrage zur Rechnung besteht, geben Sie uns bitte kurz Bescheid.
Passen Sie Datum, Betrag und nächsten Schritt an den konkreten Fall an. Das Beispiel ist eine Formulierungshilfe für die Kundenansprache.
Mahnstufen und Entwürfe in Wertspur verwenden
- Fristen einstellen
Unter „Verbindungen & Abläufe“ aktivieren Sie die Mahnplanung und legen Wartezeit sowie Abstände für bis zu drei Stufen fest.
- Fälligen Entwurf prüfen
Die Planung berücksichtigt versandte beziehungsweise überfällige Ausgangsrechnungen mit Zahlungsziel und Empfänger-E-Mail. Bezahlte, stornierte oder durch eine Schlussrechnung abgelöste Vorgänge werden nicht weiter verfolgt.
- Geprüft versenden
Prüfen Sie Text und offenen Betrag. Versenden Sie direkt über den eingerichteten Wertspur- oder eigenen SMTP-Versand. Alternativ verschicken Sie selbst und bestätigen den tatsächlich erfolgten Versand im Portal.
- Historie weiterführen
Die nächste Stufe wartet auf die bestätigte vorherige Sendung. Entwürfe, Statusänderungen und bestätigte Sendungen bleiben nachvollziehbar.
Diese Mahnplanung samt Historie ist bereits in Free enthalten. Ungeklärte Zahlungen können eine Mahnung zurückhalten, damit kein veralteter Betrag weiterverfolgt wird. Eine eigene SMTP-Verbindung aktiviert noch keine Automatik. In Pro schalten Sie den automatischen Mahnversand ausdrücklich ein; vor jeder Nachricht werden Restbetrag, Mahnsperren und vorige Versandversuche erneut geprüft. Unklare Transportantworten sperren einen weiteren Versand bis zur Klärung. Der optionale automatische Versand wiederkehrender Rechnungen ist eine separate Funktion.
Vor jeder weiteren Stufe erneut prüfen
Prüfen Sie Zahlungseingänge und Kundenantworten vor jedem Folgeschritt. Die Historie unterscheidet Ihre manuelle Versandbestätigung von der technischen Annahme durch den Versanddienst. Beides ist kein unabhängiger Nachweis, dass die Nachricht im Empfängerpostfach zugestellt wurde. Bewahren Sie relevante Korrespondenz und Absprachen ergänzend auf.
Bleibt die Forderung ungeklärt, sammeln Sie Originalrechnung, Leistungsnachweise, Korrekturen und Zahlungsinformationen. Die Datenexporte können die Zusammenstellung unterstützen. Ein spezieller Export für das gerichtliche Mahnverfahren und die automatische Einleitung rechtlicher Schritte gehören aktuell nicht zum Produkt.
Wie Sie Fehler in der Rechnung nachvollziehbar beheben, erklärt Rechnung korrigieren.
KURZ BEANTWORTET
Häufige Fragen
Muss ich immer drei Mahnungen verschicken?
Eine allgemeine gesetzliche Pflicht zu drei Mahnungen gibt es nicht. Fälligkeit, Verzug und das weitere Vorgehen hängen vom konkreten Fall ab.
Verschickt Wertspur Mahnungen automatisch?
Alle Tarife enthalten Mahnentwürfe, Fristen, Historie und direkten Versand nach Prüfung. In Pro können Sie nach Einrichtung des Versandwegs den automatischen Mahnversand ausdrücklich aktivieren. Vor jeder Nachricht werden Zahlungsstand und Mahnsperren geprüft.
Was passiert bei einer Teilzahlung im Bankabgleich?
Ein unklarer Teilbetrag wird zur Prüfung vorgelegt. Die Rechnung wird nicht einfach als vollständig bezahlt markiert; die Mahnplanung berücksichtigt den Klärungsbedarf.
Die verlinkten Originalquellen erläutern die allgemeinen Vorgaben. Besondere Geschäftsfälle klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
