Rechnungseingang automatisieren: Wertspur-Adresse oder IMAP?

Welcher Eingang passt zu Ihrem Betrieb?

Lieferanten schicken Rechnungen an unterschiedliche Personen, und am Monatsende fehlt der Überblick. Ein klarer Rechnungseingang reduziert diese Sucharbeit: Die Belege kommen an einem vereinbarten Ort an und werden anschließend geprüft und übernommen.

Ihre persönliche Rechnungsadresse finden Sie im Portal. Geben Sie diese Adresse an Ihre Lieferanten weiter, damit Rechnungsanhänge direkt in Ihrem Rechnungseingang ankommen.

IMAP liest das Postfach; SMTP versendet Nachrichten

Für den Abruf verwenden Sie IMAP. Damit können Nachrichten und Anhänge aus einem Serverpostfach gelesen werden; die technische Grundlage beschreibt RFC 9051. Ein SMTP-Konto dient dem Versand und ist keine Alternative für diesen Abruf.

Praktisch ist ein eigenes Rechnungspostfach oder ein klar benannter Ordner. So müssen Sie nicht jede private Nachricht und jede allgemeine Kundenanfrage in denselben Arbeitsablauf einbeziehen. Prüfen Sie, ob Ihr Mailanbieter für den Zugriff ein gesondertes App-Passwort oder weitere Freigaben benötigt.

1. Verbindung öffnen

   Gehen Sie im Portal zu „Verbindungen & Abläufe“ und wählen Sie den IMAP-Rechnungseingang.

2. Postfach eintragen

   Übernehmen Sie Server, Port, Verschlüsselung, Benutzername und Zugangsdaten aus den Vorgaben Ihres Mailanbieters.

3. Ordner bestimmen

   Wählen Sie den Ordner, in dem Lieferantenrechnungen tatsächlich ankommen. Ein Posteingang namens INBOX ist nicht automatisch der richtige Ordner für jede Organisation.

4. Verbindung prüfen und Abruf aktivieren

   Kontrollieren Sie die Rückmeldung und den letzten Abruf. Testen Sie den Ablauf mit einer bekannten Rechnung.

Welche Anhänge Wertspur bereitstellt

Der Mail-Eingang unterstützt PDF, XML, Word und Excel mit höchstens 20 MB je Anhang. Ein Link zu einem Lieferantenportal ist noch keine angehängte Rechnungsdatei. Laden Sie eine dort bereitgestellte Rechnung über den vorgesehenen Weg herunter und übernehmen Sie sie anschließend.

Bei PDF-Dateien kann es sich um gewöhnliche PDFs, gescannte Dokumente oder ZUGFeRD handeln. Fotos und Scans werden ab Standard berücksichtigt. Ein JPG-Foto im E-Mail-Anhang ist jedoch nicht automatisch Teil der genannten Mail-Formate; dafür nutzen Sie den geeigneten Datei-Upload.

Identische bereits bereitgestellte Dateien werden anhand ihres Inhalts erkannt. Zwei verschieden erzeugte Dateien derselben Rechnung können trotzdem unterschiedliche Dateien sein. Vergleichen Sie Lieferant und Rechnungsnummer, bevor Sie einen ähnlichen Beleg ein zweites Mal übernehmen.

Eingegangen heißt noch nicht fertig erfasst

Die automatische Bereitstellung und die Aufnahme in den Rechnungsbestand sind zwei Schritte. Öffnen Sie den Beleg, prüfen Sie erkannte Angaben und bestätigen Sie die Übernahme im vorgesehenen Ablauf.

• Ist die Rechnung an das richtige Unternehmen gerichtet?
• Passen Lieferant, Nummer und Datum zum Original?
• Sind alle Seiten und erforderlichen Anlagen vorhanden?
• Stimmen Betrag, Steuerbehandlung und Fälligkeit?
• Ist der Beleg möglicherweise bereits im Bestand?

Danach ist die Rechnung unter „Erhaltene Rechnungen“ zugeordnet und kann in Zahlungsüberwachung, Archiv und Kanzleiübergabe einbezogen werden. Mehr zur Erkennung erklärt der Ratgeber PDF und Scan.

Wenn eine Rechnung fehlt oder verdächtig wirkt

Prüfen Sie zuerst die Empfängeradresse, den ausgewählten Ordner, den Verbindungsstatus und das Dateiformat. Wurde das Postfachkennwort geändert, kann ein zuvor funktionierender Abruf ausfallen. Eine erfolgreich geprüfte Verbindung gestern beweist keinen erfolgreichen Abruf heute.

Eine erwartete Absenderbezeichnung allein beweist nicht die Echtheit einer E-Mail. Bei einer überraschend geänderten Bankverbindung fragen Sie über einen bereits bekannten Kontaktweg beim Lieferanten nach. Das BSI bietet eine Phishing-Checkliste zur Einordnung verdächtiger Nachrichten.