Was ein schlanker Rechnungsablauf leisten sollte
Wer Rechnungen selbst schreibt und die Buchhaltung an eine Kanzlei übergibt, braucht dafür nicht automatisch eine umfassende Finanzbuchhaltung im eigenen Betrieb. Benötigt werden ein verlässlicher Eingang, eine verständliche Prüfung, die passende Rechnungsausgabe sowie ein geordneter Bestand für Suche und Übergabe.
Wertspur führt diese Schritte zusammen: Angebote, Online-Rechnungen und Datei-Uploads, Lieferantenrechnungen, Versand, Aufbewahrung und Steuerberaterpakete. Die fachliche Buchhaltung und steuerliche Beurteilung bleiben Aufgaben Ihres Betriebs beziehungsweise Ihrer Kanzlei.
Richten Sie Ihr Unternehmensprofil ein, legen Sie einen Kunden an und erstellen Sie eine typische Rechnung. Prüfen Sie anschließend eine Lieferantenrechnung und einen Export für Ihre Kanzlei. So lernen Sie den gesamten Ablauf an wenigen Vorgängen kennen.
Rechnungen sammeln und kontrollieren
Sie können Dateien unter „Erhaltene Rechnungen“ hochladen. XRechnung und die XML in ZUGFeRD werden strukturiert ausgewertet; bei anderen Dokumenten müssen Angaben erkannt und kontrolliert werden. Eine PDF mit Text ist etwas anderes als ein Foto oder ein Scan.
- Alle Tarife: persönliche Wertspur-Eingangsadresse bei aktivem Empfangsdienst und Verarbeitung unterstützter digitaler Rechnungsdateien
- Ab Standard: Rechnungsanhänge aus einem eigenen IMAP-Postfach abrufen sowie Scans und Rechnungsfotos erkennen
- Nach dem Abruf: Lieferant, Beträge und Fälligkeit kontrollieren und den Beleg in den Rechnungsbestand übernehmen
Das Vorhandensein eines Anhangs bedeutet noch nicht, dass die Rechnung fachlich geprüft ist. Rückfragen zum Beleg richten Sie an den Lieferanten.
Den passenden Weg zur eigenen Rechnung wählen
Kunde wählen, Leistungen eintragen und ein Rechnungsdesign verwenden. Nummer und Summen werden im gemeinsamen Ablauf ermittelt.
Ihre fertige Rechnung weiterverwenden und nach Datenprüfung in das benötigte Format überführen.
Eine DOCX-Musterrechnung als Vorlage prüfen und aktivieren, danach die variablen Inhalte online ausfüllen.
Ein angenommenes Angebot übernehmen, Abschläge und Schlussrechnung führen oder eine wiederkehrende Serie einrichten.
Öffnen Sie vor dem Versand die Vorschau und den Prüfbericht. Das ZUGFeRD-PDF enthält strukturierte Daten; bei XRechnung geben Sie die XML-Datei weiter. Die reine PDF-Vorschau ist davon zu unterscheiden.
Sie können herunterladen und selbst versenden oder den eingerichteten Versand über Wertspur beziehungsweise Ihr eigenes SMTP-Konto nutzen. Ein Versandstatus ist keine Bestätigung, dass Ihr Kunde die Rechnung inhaltlich akzeptiert hat.
Mit Belegbestand und Zahlungsstand weiterarbeiten
Kunden und Lieferanten werden aus den entsprechenden Rechnungen übernommen. Sie können Stammdaten ergänzen und zugehörige Belege wiederfinden. Originale, erzeugte Dokumente und Änderungen bleiben im Vorgang nachvollziehbar. Verwenden Sie separate Korrekturbelege für ausgestellte Rechnungen.
Der Bankabgleich in Pro kann passende Zahlungen zuordnen und vollständige Rechnungen als bezahlt markieren. Unklare, teilweise oder überhöhte Zahlungen benötigen eine Prüfung. Ohne Bankverbindung halten Sie den Zahlungsstand selbst aktuell. Mehrstufige Mahnentwürfe und ihre Historie sind in allen Tarifen verfügbar; geprüfte Mahnungen können Sie direkt versenden. In Pro ist nach Einrichtung und ausdrücklicher Freigabe auch automatischer Mahnversand möglich.
Mit der Steuerberatung klar zusammenarbeiten
Unter „Steuerberater & DATEV“ wählen Sie Zeitraum und Export: universelles Paket mit Originalbelegen und Übersichten, DATEV-XML oder passende Tabellendaten. Der Steuerberaterzugang steht bereits in Free zur Verfügung; die direkte DATEV-Übertragung setzt Pro und eine eingerichtete Verbindung voraus.
Vorbereitete Buchungsdaten sind keine abschließend geprüfte Buchhaltung. Umsatzsteuervoranmeldung, Jahresabschluss und die Beurteilung besonderer Geschäftsfälle gehören nicht automatisch zum Rechnungsablauf. Stimmen Sie mit der Kanzlei ab, wer Belege prüft, kontiert und offene Fragen klärt.
Alle Tarife verwenden denselben grundlegenden Rechnungsprozess. Unterschiede bestehen bei Mengenlimits, Scan-/IMAP-Erfassung sowie Bank- und DATEV-Direktverbindung. Details finden Sie bei den Preisen. Bei Bedienfragen helfen die Suche und vorhandene Lösungen unter Hilfe & Community.
KURZ BEANTWORTET
Häufige Fragen
Brauche ich für den Empfang zwingend ein Portal?
Ein E-Mail-Postfach kann als Übermittlungsweg genügen. Für Prüfung, lesbare Darstellung und Aufbewahrung brauchen Sie anschließend einen passenden Ablauf.
Was ist schon in Free enthalten?
Unter anderem Online-Rechnungen, Word-Designs, die persönliche Rechnungsadresse, eigener SMTP-Versand, Mahnentwürfe und Steuerberaterpakete. Es gelten die jeweiligen Mengen- und Benutzerlimits.
Ersetzt Wertspur die Finanzbuchhaltung?
Nein. Wertspur unterstützt das Rechnungsmanagement und die Vorbereitung der Belege. Kontierung, steuerliche Einordnung und Abschlüsse bleiben Aufgaben der Buchhaltung beziehungsweise Steuerberatung.
Die verlinkten Originalquellen erläutern die allgemeinen Vorgaben. Besondere Geschäftsfälle klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
