Originaldatei und Rechnungsdaten zusammen erhalten
Ein Ausdruck hilft beim Lesen, ersetzt aber keine elektronische Originaldatei. Bei XRechnung erhalten Sie die XML; bei ZUGFeRD gehört die eingebettete XML zum PDF. Bewahren Sie deshalb die tatsächlich erhaltene beziehungsweise ausgegebene Datei auf.
Wertspur verbindet das Original mit den erkannten Rechnungsangaben, erzeugten Ausgaben und gespeicherten Prüfungen. Eingangs- und Ausgangsrechnungen finden Sie in getrennten Übersichten. Kunden und Lieferanten führen zu den zugehörigen Vorgängen. Bei einer Korrektur bleiben die betroffenen Belege miteinander verknüpft.
Auch eine über die Wertspur-Adresse oder IMAP gefundene Datei wird erst im vorgesehenen Übernahmeablauf zum Rechnungsbestand. Prüfen Sie wichtige Angaben, bevor Sie die Erfassung als erledigt betrachten.
Für die eigene Datensicherung können Administratoren in jedem Tarif zusätzlich ein vollständiges Geschäftsdatenpaket anfordern. Es umfasst auch Angebote, Vorlagen, Zahlungen und Mahnhistorie; Inhaltsliste und Prüfsummen erläutern den Stand. Zugangsdaten sind ausgenommen. Der Download steht 24 Stunden zur Verfügung.
Aufbewahrungsfristen vom Jahresende aus betrachten
Rechnungen sind nach § 14b UStG grundsätzlich acht Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres der Ausstellung. Für eine 2026 ausgestellte Rechnung reicht die reguläre Frist damit bis Ende 2034, sofern keine längere Bindung greift.
§ 147 AO unterscheidet nach Unterlagenart unter anderem zehn, acht und sechs Jahre. Steuerliche Verfahren und weitere Voraussetzungen können die erforderliche Verfügbarkeit verlängern. Die Rechnung und andere Unterlagen desselben Projekts müssen deshalb nicht dieselbe Frist haben.
Wertspur bietet den Rechnungsbestand und Datenexport in allen Tarifen. Eine endgültige Löschung im Papierkorb ist keine Bestätigung, dass die gesetzliche Frist abgelaufen ist. Klären Sie betriebliche Aufbewahrung, Sicherung und zulässige Löschung unabhängig vom Bedienknopf.
Standard und Pro enthalten neben der regulären Speicherung ein zusätzliches Langzeit-Sicherheitsarchiv. Regelmäßige, getrennte Kopien Ihrer Rechnungen und Belege ergänzen den Rechnungsbestand um eine weitere Schutzebene. Wertspur kontrolliert die Prüfsummen und führt getrennte Wiederherstellungsprüfungen durch. Den letzten erfolgreichen Archivlauf und die Prüfergebnisse sehen Administratoren unter „Daten & Sicherheitsarchiv“.
Digitale Fingerabdrücke und Historie nutzen
Wertspur speichert Prüfsummen zum Originaldokument. Der SHA-256-Nachweis kann helfen, die Integrität einer Datei zu vergleichen. Er ist keine digitale Signatur, kein Nachweis einer bestimmten Absenderidentität und für sich allein keine umfassende Zertifizierung des Archivprozesses.
Daneben brauchen Sie nachvollziehbare Zuständigkeiten und Zugriffsrechte. Verwenden Sie für ausgestellte Rechnungen den Korrekturablauf. Wertspur schützt bestimmte abgeschlossene und verknüpfte Vorgänge vor nachträglicher Änderung oder Löschung; daraus folgt keine allgemeine technische Fristsperre für jede Datei.
Bei eigenen Word-Vorlagen bleiben verwendete Versionen zuordenbar. Eine Änderung des Designs für neue Rechnungen verändert nicht nachträglich bereits erstellte Rechnungen.
Mit Geschäftspartner, Nummer und Zeitraum suchen
Nutzen Sie die Rechnungssuche und die angebotenen Filter, wenn Sie den Dateinamen nicht mehr kennen. Grenzen Sie den Vorgang beispielsweise über den Kunden, Lieferanten, das Rechnungsjahr oder den Status ein. Kontrollieren Sie anschließend Nummer, Betrag und Datum.
Gehen Sie bei Rückfragen vom Beleg aus: Öffnen Sie das Original, vergleichen Sie erfasste Daten und sehen Sie die vorhandenen Ausgaben an. Bei ähnlich aussehenden wiederkehrenden Rechnungen verhindert das, dass versehentlich der falsche Monat weitergegeben wird.
Ein nutzbares Paket statt einzelner Screenshots übergeben
Für einen vollständigen Jahresbestand verwenden Sie den Jahresarchiv-Export. Für die Zusammenarbeit mit der Kanzlei wählen Sie unter „Steuerberater & DATEV“ Monat, Quartal, Jahr oder einen eigenen Zeitraum und das passende Paket. Eine CSV-Übersicht allein enthält nicht die Originalbelege.
- Gewünschten Zeitraum und enthaltene Rechnungen kontrollieren
- Originale und strukturierte Dateien stichprobenartig öffnen
- Korrekturen und zugehörige Auftragsbelege berücksichtigen
- Export geschützt ablegen und Wiederauffindbarkeit sicherstellen
- Aufbewahrung und Datensicherung mit den Verantwortlichen abstimmen
Der Ratgeber Belege für die Steuerberatung vorbereiten erklärt die Unterschiede zwischen universellem Paket, DATEV-XML und direkter Übertragung.
KURZ BEANTWORTET
Häufige Fragen
Reicht ein Ausdruck einer XRechnung?
Der Ausdruck ersetzt die strukturierte Originaldatei nicht. Bewahren Sie die XML und zugehörige Unterlagen im vorgesehenen elektronischen Ablauf auf.
Ist ein digitaler Fingerabdruck eine Signatur?
Nein. Eine Prüfsumme unterstützt den Vergleich der Dateiintegrität. Sie bestätigt weder allein die Absenderidentität noch die Ordnungsmäßigkeit des gesamten Archivprozesses.
Bedeutet ein verfügbarer Löschknopf, dass ich löschen darf?
Nein. Die gesetzliche Aufbewahrung und mögliche längere Bindungen müssen unabhängig von einer technischen Löschmöglichkeit geprüft werden.
Die verlinkten Originalquellen erläutern die allgemeinen Vorgaben. Besondere Geschäftsfälle klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
