Kleinunternehmer ist eine steuerliche Regelung
Ob Sie allein arbeiten, nur wenige Rechnungen schreiben oder den Free-Tarif nutzen, entscheidet nicht über die Kleinunternehmerregelung. Für im Inland ansässige Unternehmer nennt § 19 UStG grundsätzlich zwei Grenzen: höchstens 25.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr und höchstens 100.000 Euro im laufenden Kalenderjahr. Ein erklärter Verzicht auf die Regelung ist zusätzlich zu beachten.
Beim Beginn einer Tätigkeit ist nach der Verwaltungsauffassung die Grenze von 25.000 Euro maßgeblich. Wird die laufende Grenze überschritten, kann bereits der überschreitende Umsatz steuerpflichtig sein. Dazu erläutert das BMF-Schreiben vom 18. März 2025 die Anwendung. Eine Umsatzliste im Rechnungsprogramm ersetzt diese steuerliche Beurteilung nicht.
Der folgende Ablauf setzt voraus, dass die Kleinunternehmerbefreiung auf Ihren konkreten Umsatz tatsächlich zutrifft.
Was auf die Rechnung gehört
Für Rechnungen über nach § 19 Absatz 1 befreite Umsätze enthält § 34a UStDV eigene Mindestangaben. Dazu gehören insbesondere:
- Name und Anschrift von Ihnen und Ihrem Kunden
- Eine zulässige steuerliche Kennung des Ausstellers
- Das Ausstellungsdatum
- Eine konkrete Beschreibung der Lieferung oder Leistung mit Menge beziehungsweise Umfang
- Das Gesamtentgelt und ein ausdrücklicher Hinweis auf die Kleinunternehmerbefreiung
Eine Rechnungsnummer und das Leistungsdatum gehören nicht zu den dort ausdrücklich aufgezählten Mindestangaben. Für Zuordnung, Rückfragen und strukturierte Formate sind sie trotzdem hilfreich beziehungsweise formatabhängig erforderlich. Wertspur führt auch solche Rechnungen mit einer eindeutigen Nummer.
„Für diese Leistung gilt die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG.“
Verwenden Sie den Hinweis nur, wenn er zutrifft. „Keine Umsatzsteuer“ ohne Begründung erklärt dem Kunden und der weiterverarbeitenden Software den Geschäftsvorfall nicht ausreichend.
Keine Umsatzsteuer berechnen und später abziehen
Bei einer befreiten Leistung über 450 Euro beträgt der Rechnungsbetrag 450 Euro. Sie schlagen keine 19 Prozent auf und ziehen sie anschließend als Rabatt wieder ab. Auch der Kunde erhält aus dieser Rechnung keinen gesondert ausgewiesenen Umsatzsteuerbetrag.
Ein unberechtigter Steuerausweis kann eine eigene Steuerschuld auslösen; maßgeblich ist § 14c UStG. Kopieren Sie deshalb eine alte Rechnung mit Umsatzsteuer nicht ungeprüft. Eine bereits ausgestellte falsche Rechnung wird über einen nachvollziehbaren Korrekturablauf berichtigt.
Empfang und freiwillige E-Rechnung unterscheiden
§ 34a UStDV erlaubt für diese Umsätze weiterhin eine sonstige Rechnung, etwa Papier oder ein einfaches PDF. Daraus folgt keine Befreiung vom Empfang: Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen entgegennehmen können. Diese Unterscheidung erläutern die BMF-FAQ.
Sie können sich freiwillig für ein strukturiertes Format entscheiden, etwa weil Ihr Kunde es effizient verarbeitet. Bei Behördenaufträgen sind zusätzlich die jeweiligen B2G-Vorgaben zu prüfen. Die allgemeine Kleinunternehmerausnahme ist keine Zusage, dass jeder öffentliche Auftraggeber ein einfaches PDF akzeptiert.
Den Befreiungsgrund auch in Wertspur kontrollieren
Bereiten Sie Ihre Rechnungsdaten und den ausdrücklichen §-19-Hinweis vor. Beim Import einer bestehenden Word-, Excel- oder PDF-Rechnung prüfen Sie, ob Betrag und Befreiungsgrund richtig erkannt wurden. Verwenden Sie Ihr eigenes Word-Design, muss der Hinweis auch in der sichtbaren Ausgabe erhalten bleiben.
Wählen Sie im Online-Editor unter „Umsatzsteuerregelung“ ausdrücklich „Kleinunternehmer (§ 19 UStG)“. Wertspur berechnet die Positionen ohne Umsatzsteuer und übernimmt den Befreiungsgrund in die sichtbare Rechnung sowie die strukturierten Steuerangaben. Andere steuerfreie Umsätze haben eine eigene Auswahl mit Begründung. Die bloße Auswahl von 0 Prozent bei Regelbesteuerung ersetzt diese Zuordnung nicht.
Für eine strukturierte Kleinunternehmerrechnung müssen sichtbarer Hinweis und strukturierte Steuerangaben zusammenpassen. Kontrollieren Sie sowohl bei einer online erstellten als auch bei einer importierten Rechnung den zutreffenden Befreiungsgrund. Geben Sie die Datei bei einer unklaren Zuordnung noch nicht als fertige E-Rechnung weiter.
Das eigene Konto hilft anschließend bei Nummern, Versand, Zahlungsstand und Belegübergabe. Es prüft jedoch nicht automatisch, ob Ihre gesamten Umsätze und steuerlichen Entscheidungen die Kleinunternehmerregelung erlauben.
KURZ BEANTWORTET
Häufige Fragen
Ist ein kleines Unternehmen automatisch Kleinunternehmer?
Nein. Entscheidend sind die steuerlichen Voraussetzungen, insbesondere Umsatzgrenzen und ein möglicher Verzicht auf die Regelung. Die Zahl der Mitarbeitenden oder der gewählte Softwaretarif entscheidet das nicht.
Reicht im Online-Editor die Auswahl von 0 Prozent?
Nein. Wählen Sie im Online-Editor ausdrücklich die passende Umsatzsteuerregelung, etwa Kleinunternehmer (§ 19 UStG). Wertspur übernimmt damit den Befreiungsgrund in PDF und strukturierte Steuerangaben. Eine Position mit 0 Prozent bei Regelbesteuerung ersetzt diese Auswahl nicht.
Muss ich E-Rechnungen empfangen können?
Ja. Die Erleichterung für die Ausstellung eigener Kleinunternehmerrechnungen ist keine Befreiung vom Empfang.
Die verlinkten Originalquellen erläutern die allgemeinen Vorgaben. Besondere Geschäftsfälle klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
