Erst den Umsatz einordnen, dann die Frist
Inländische Unternehmen müssen seit 2025 E-Rechnungen empfangen können. Für die eigene Ausstellung gibt es Übergangsregeln und Ausnahmen. Eine kleine Firma ist dabei nicht automatisch ein Kleinunternehmer im umsatzsteuerlichen Sinn.
Prüfen Sie zuerst, wer an wen abrechnet: eine Leistung zwischen inländischen Unternehmen für deren Unternehmen, eine Leistung an eine Privatperson oder einen Auftrag an die öffentliche Verwaltung. Die allgemeine B2B-Regel folgt aus § 14 UStG. Der Rechnungstext allein entscheidet nicht darüber, welcher Fall vorliegt.
Dieser Ratgeber behandelt den üblichen inländischen B2B-Fall. Die Bedeutung der Dateiformate erklären die Artikel zu XRechnung und ZUGFeRD.
Der Zeitplan für 2026, 2027 und 2028
Für Umsätze aus 2025 und 2026 kann noch Papier verwendet werden. Ein einfaches elektronisches Format wie PDF setzt die Zustimmung des Empfängers voraus.
Diese Möglichkeit bleibt für 2027 ausgeführte Umsätze bestehen, wenn der Vorjahresgesamtumsatz des Ausstellers höchstens 800.000 Euro beträgt. Maßgeblich ist damit grundsätzlich 2026.
Die allgemeine Übergangsregel endet. Im verpflichtenden B2B-Fall ist eine E-Rechnung erforderlich. Dauerhafte Ausnahmen bleiben zu beachten.
Für bestimmte bisherige EDI-Verfahren besteht ebenfalls ein Übergang bis Ende 2027. Die Rechtsgrundlage ist § 27 Absatz 38 UStG. Der Leistungs- beziehungsweise Umsatzzeitpunkt ist wichtig: Nur das Rechnungsdatum nach vorne oder hinten zu verschieben, ändert den zugrunde liegenden Fall nicht.
Ein Beispiel: Ein Dienstleister erzielt 2026 einen maßgeblichen Gesamtumsatz von 600.000 Euro und rechnet 2027 eine inländische Unternehmensleistung ab. Er kann die verlängerte Übergangsregel nutzen. Bei 900.000 Euro steht ihm diese umsatzabhängige Verlängerung nicht zur Verfügung. Klären Sie besondere Umsatzkonstellationen mit der Buchhaltung.
Welche Fälle einen eigenen Blick brauchen
- Privatkunden: Sie fallen nicht unter die allgemeine inländische B2B-Ausstellungspflicht.
- Kleinunternehmer: Für ihre nach § 19 befreiten Umsätze dürfen sie weiterhin sonstige Rechnungen ausstellen. Empfang bleibt ein anderes Thema.
- Kleinbeträge und Fahrausweise: Hier gelten vereinfachte Regeln; Kleinbetragsrechnungen betreffen grundsätzlich Gesamtbeträge bis 250 Euro.
- Bestimmte steuerfreie Umsätze: Die umsatzsteuerliche Rechnungspflicht und ihre Ausnahmen gesondert prüfen.
Die BMF-FAQ zu Ausnahmen und Empfang ordnen diese Fälle ein. Mehr zur Rechnung ohne Umsatzsteuerausweis steht im Kleinunternehmerratgeber.
Bei öffentlichen Auftraggebern gelten zusätzliche Vorgaben. Die B2B-Übergangsfrist ist keine pauschale Erlaubnis, einer Behörde ein einfaches PDF zu schicken. Prüfen Sie deren Format, Referenzen und Einreichungsweg; der Bund erläutert die B2G-Verpflichtung und Ausnahmen gesondert.
In fünf Schritten arbeitsfähig werden
- Empfang festlegen
Bestimmen Sie die Rechnungsadresse und eine zuständige Person. E-Mail-Eingang, Prüfung und Ablage müssen zusammenpassen.
- Kundenanforderungen sammeln
Erfragen Sie Format, Empfängeradresse und gegebenenfalls Bestellreferenz oder Leitweg-ID.
- Eine typische Rechnung testen
Erstellen Sie in Wertspur eine Online-Rechnung oder übernehmen Sie Ihre Word- beziehungsweise Excel-Datei. Prüfen Sie echte Positionen und Steuern.
- Prüfbericht und Ausgabe ansehen
Eine sichtbare PDF-Vorschau allein beweist noch nicht, dass strukturierte Rechnungsdaten enthalten sind.
- Den Folgeprozess klären
Stimmen Sie Versand, Zahlungsüberwachung, Originalaufbewahrung und Steuerberaterübergabe ab.
Den Umstieg vom Arbeitsalltag aus planen
Sie müssen nicht gleichzeitig Ihr Briefpapier und sämtliche Abläufe austauschen. In Wertspur können Sie Ihr Word-Design weiterverwenden, Rechnungen online erstellen und den Rechnungseingang über E-Mail organisieren.
Verlassen Sie sich bei der Planung auf die Anforderungen Ihrer Geschäftsfälle und den geprüften Produktstand. Ein Starttermin für eine gesetzliche Pflicht sagt nichts darüber aus, ob eine einzelne Rechnung vollständig ist. Eine frühe Testrechnung deckt fehlende Stammdaten meist schneller auf als eine weitere allgemeine Checkliste.
KURZ BEANTWORTET
Häufige Fragen
Gilt 2027 schon für alle Unternehmen die Ausstellungspflicht?
Die allgemeine Übergangsmöglichkeit bleibt 2027 bei höchstens 800.000 Euro Vorjahresgesamtumsatz bestehen. Zusätzlich sind dauerhafte Ausnahmen und besondere EDI-Regeln zu prüfen.
Darf ich während der Übergangszeit einfach ein PDF schicken?
Für ein sonstiges elektronisches Format wie ein einfaches PDF ist die Zustimmung des Empfängers erforderlich. Papier und strukturierte E-Rechnung sind gesondert einzuordnen.
Befreit mich die Übergangsfrist auch vom Empfang?
Nein. Inländische Unternehmen müssen E-Rechnungen bereits empfangen können. Die Übergangsfristen betreffen die eigene Ausstellung.
Die verlinkten Originalquellen erläutern die allgemeinen Vorgaben. Besondere Geschäftsfälle klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
