Eindeutig ist entscheidend; lückenlos ist nicht zwingend
Eine Rechnungsnummer identifiziert einen bestimmten Beleg. Für reguläre Rechnungen verlangt § 14 Absatz 4 UStG eine fortlaufende, einmalig vergebene Nummer. Zahlen, Buchstaben und mehrere nachvollziehbare Nummernkreise sind möglich.
Die Verwaltung erläutert in Abschnitt 14.5 Absatz 10 und 11 UStAE, dass eine lückenlose Abfolge nicht zwingend ist. Ein System sollte Sie daher vor Doppelvergaben schützen und auf Unklarheiten hinweisen, ohne jede Lücke automatisch zum Rechtsverstoß zu erklären.
RE-2026-0041, RE-2026-0042 und RE-2026-0043 sind drei verschiedene Rechnungsnummern. Der Zusatz aus Präfix und Jahr gehört jeweils zur vollständigen Nummer.
Eine Kundennummer oder Angebotsnummer ersetzt die Rechnungsnummer nicht. Auf einem Angebot steht noch keine ausgestellte Rechnung; in Wertspur hat das Angebot deshalb einen eigenen Nummernzusammenhang.
Den Nummernkreis in Wertspur festlegen
Unter „Verbindungen & Abläufe“ finden Sie den Bereich „Ihr Nummernkreis“. Sie legen das Präfix und den Startmonat Ihres Wirtschaftsjahres fest. Das Präfix beginnt mit einem Großbuchstaben und kann weitere Großbuchstaben und Ziffern enthalten; insgesamt sind bis zu zwölf Zeichen vorgesehen.
Neue Online-Rechnungen erhalten einen Vorschlag aus Präfix, Wirtschaftsjahr und laufender Zahl. Für das gleiche Präfix und Jahr wird an die höchste bereits vergebene passende Zahl angeknüpft. Prüfen Sie die Einstellungen möglichst vor der ersten Rechnung und stimmen Sie sie mit allen Personen ab, die Rechnungen ausstellen.
Wenn Sie daneben noch in anderen Programmen oder in Word Rechnungen schreiben, müssen diese Abläufe zusammenpassen. Nutzen Sie eine dokumentierte Aufteilung oder bringen Sie die vorhandenen Nummern in den gemeinsamen Bestand ein. Eine Software kennt keine Rechnung, die ihr nie vorgelegt wurde.
Was bei einem abweichenden Wirtschaftsjahr passiert
Bei einem Startmonat Januar verwendet Wertspur das Kalenderjahr. Beginnt Ihr Wirtschaftsjahr beispielsweise im Juli, wird eine Rechnung vom Juni 2027 dem 2026 begonnenen Wirtschaftsjahr zugeordnet. Eine Rechnung vom Juli 2027 gehört zum neuen Wirtschaftsjahr 2027.
Mit dem Präfix RE könnte eine Folge deshalb RE-2026-0187 und später RE-2027-0001 lauten, sofern im neuen Nummernkreis noch keine Nummer vergeben ist. Der Jahresbestandteil unterscheidet die vollständigen Nummern voneinander.
Ein jährlicher Neustart ist eine mögliche organisatorische Gestaltung, keine pauschale gesetzliche Pflicht. Ändern Sie bereits ausgestellte Rechnungsnummern nicht nachträglich, nur damit eine Liste optisch gleichmäßiger aussieht.
Importierte Rechnungen und Lücken prüfen
Beim Import eigener Ausgangsrechnungen kontrolliert Wertspur die Nummer gegen die bereits beanspruchten Nummern. Doppelte Nummern werden zurückgewiesen. Dabei werden Groß- und Kleinschreibung sowie äußere Leerzeichen nicht als verlässlicher Unterschied verwendet.
Bei erkennbaren Folgen im Muster Präfix-Jahr-Zahl zeigt Wertspur Lücken zur Prüfung an. Beliebige historische Nummernformate lassen sich nicht immer als lückenhafte Folge auswerten. Eine solche Meldung ist deshalb ein Hinweis für Ihre Kontrolle, kein vollständiges steuerliches Prüfurteil.
- Ist eine Rechnung noch nicht hochgeladen worden?
- Gehört die fehlende Nummer zu einem dokumentierten abgebrochenen Vorgang?
- Wird an anderer Stelle ein weiterer Nummernkreis verwendet?
- Sind mehrere Dateien Fassungen desselben Belegs?
- Ist eine vermeintliche Dublette tatsächlich ein neuer, falsch nummerierter Beleg?
Halten Sie die Erklärung nachvollziehbar fest. Eine Nummer künstlich mit einer erfundenen Rechnung zu füllen, ist keine Lösung für eine Lückenmeldung.
Storno und Löschung geben eine Nummer nicht wieder frei
Wertspur behält beanspruchte Nummern auch dann im Register, wenn eine Rechnung im Papierkorb liegt oder ein Vorgang storniert wurde. So wird nicht versehentlich eine alte Nummer für einen neuen Kundenbeleg verwendet.
Für eine bereits ausgestellte fehlerhafte Rechnung verwenden Sie den Storno- beziehungsweise Korrekturablauf. Die ursprüngliche Nummer dient weiterhin als Bezug; ein neuer Beleg erhält seine eigene Zuordnung. Auch automatisch erzeugte Serienrechnungen verwenden die gemeinsame Nummernvergabe.
Für Kleinunternehmer gelten vereinfachte Mindestangaben. Der eigene Ratgeber trennt diese gesetzlichen Erleichterungen von der eindeutigen Nummerierung, die Wertspur für die praktische Bearbeitung verwendet.
Die nächste Nummer passt zum Bestand.
Prüfen Sie Präfix, Wirtschaftsjahr und Hinweise vor der nächsten Online-Rechnung.
KURZ BEANTWORTET
Häufige Fragen
Müssen Rechnungsnummern zwingend lückenlos sein?
Nein. Die Nummer muss eindeutig sein und sich nachvollziehbar einem Nummernkreis zuordnen lassen. Eine Lücke ist zu prüfen, aber nicht automatisch ein Rechtsverstoß.
Muss ich jedes Jahr wieder bei 1 anfangen?
Nein. Das ist eine mögliche Organisation. Wertspur verwendet bei der automatischen Vergabe Präfix, Wirtschaftsjahr und laufende Nummer.
Kann ich die Nummer einer gelöschten Rechnung erneut verwenden?
Wertspur behält beanspruchte Nummern im Register. Papierkorb, Löschung oder Storno geben eine Nummer nicht für eine andere Rechnung frei.
Die verlinkten Originalquellen erläutern die allgemeinen Vorgaben. Besondere Geschäftsfälle klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
